ビザ

長期滞在(90日を超える滞在)・報酬を受ける場合

90日以上の長期滞在者、または報酬を受ける方は、例え学生であっても「教授」ビザ等を取得する必要があります。下記のステップに沿って、WRHIがビザの取得をお手伝いします。

  1. WRHIが日本の入国管理局に「在留資格認定証明書交付申請書」を代理申請します
  2. 1の申請を行うためには、パスポートの写しや、顔写真のjpgファイル、その他の必要資料を来日の3か月前までにWRHIにお送りいただく必要があります
  3. 在留資格認定証明書が発行されます(通常申請から4週間から6週間)、WRHIに届き次第、それを速達で送ります
  4. 在留資格認定証明書を受け取りましたら、近くの日本大使館や領事館で 「教授」ビザを申請してください(通常2週間以内でビザが発行されます)。
    なお、在留資格認定証明書は発行日から3か月間有効ですので、期限内に入国する必要があります。また、90日以上日本に滞在する外国人の全ては、大学の宿泊施設やホテルに滞在していても滞在場所の役所で住民登録をしなければなりません。詳しくは、日本に到着後に説明をいたします。

ビザ(外務省)
http://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/index.html

旅費の精算

招聘者の皆さま方に、WRHIでは東京工業大学の旅費規則に基づき、 以下の2つのカテゴリーに関して旅費のサポートを行っています。

  1. 航空運賃
  2. 手当:旅行雑費に含まれる諸々の経費

1)の航空運賃には、燃油料、空港税を含みます。WRHIがサポートする航空機の搭乗クラスは、エコノミークラスかプレミアムエコノミークラスまたはそれに相当するクラスとなります。 この手当には、羽田/成田空港から大岡山/すずかけ台までの交通費を含みます。

WRHIの招聘者の方々の中で、他の機関・組織などによって航空運賃が負担される場合(WRHIが航空運賃をサポートしない招聘者の場合)でも、WRHIでの訪問期間中の手当をお支払いする場合がありますので、滞在期間を確定させるために行程表及び往路の搭乗半券のコピーを提出してください。 (滞在終了後速やかに銀行振込のための情報を提出してください。)

また、このような場合(科学技術創成研究院への訪問に加えて、他機関への訪問の予定がある場合)、航空運賃の負担分担について相談をさせていただく場合がございますので、WRHI事務室まで事前にお知らせください。

もし途中で滞在予定の変更などが生じた場合(例、他機関への訪問、プライベートでの旅行)についても、その情報をWRHI事務室までお知らせください。

航空運賃及び手当の払戻しについて

航空運賃及び手当の払戻しは、原則として科学技術創成研究院到着後、配属される研究室で現金(日本円)でお支払いします。また外国送金(渡航者本人の海外の銀行口座への送金)でお支払いをご希望の場合は、必要書類を受け取った後、旅行後に銀行口座に入金することもできます。

日本に到着する少なくとも3週間前には、以下の書類を提出してください。
(例として旅行代理店の行程表、領収書、e-チケットのコピー等となります。)

  1. 旅行代理店の行程表
  2. 航空機の購入額(航空賃、燃油料、空港税等)
  3. 搭乗クラスが分かる書類
    日本に到着後、往路の搭乗半券(原本)もしくは本人が予約された飛行機に搭乗したことを証明できるものをWRHI事務室にお持ちください。大学での払戻し手続きに必要な書類となります。
    帰国後、速やかに次の書類をe-mailもしくはFaxでお送りください。
  1. 復路の搭乗半券(PDF、画像、FAX等で可)
    もしくは本人が予約された飛行機に搭乗したことを証明できるもの
  2. 航空券の購入額が確認できる書類
    (航空券の購入を証明する書類の例としては、領収書(原本))
  3. クレジットカードの利用明細(コピー可)、e-チケットでカード決済が確認できるもの等)

外国送金(精算払のみ)

外国送金のためには「外国送金支出依頼書(旅費用)」を作成する必要があります。事前にメールかfaxで下記のリストにある銀行の情報を送ってください。払戻しの手続きを進めるには、特別な理由がない限り、全ての情報が必要となります。全ての情報が揃い次第手続きを開始いたします。手続きには約3週間程度を必要とします。

【海外の銀行口座】

  1. 受取りを希望する通貨(円/外貨 外貨の場合は通貨を指定)
  2. 受取人口座番号 (BENEFICIARY’S A/C NO.)
  3. 受取人名 (NAME)
  4. 受取人住所 (ADDRESS)
  5. 受取人の国名 (COUNTRY)
  6. 受取人取引銀行 (BANK NAME)
  7. 取引銀行支店名 (BRANCH NAME)
  8. 取引銀行の住所、州名 (ADDRESS STATE)
  9. 取引銀行の国名 (COUNTRY)
  10. スイフトコード (SWIFT CODE)
    旅費に関する払戻しについてのお問い合わせは、WRHI事務室にご相談ください。

航空券の手配

WRHIで手配、予約、支払いをすることもできます。出張者が航空券代金を立て替える必要はありません。領収書等の提出は搭乗便に変更がなければ必要ありません。
詳しくはWRHI事務担当者におたずねください。

宿泊

ホテル

東京・横浜には多数のホテルが点在しています。予算、エリアなど様々な条件に合わせてホテルを選ぶことができます。

1)空港⇒ホテル⇒科学技術創成研究院への利便性 2)価格の妥当性 という2つの基準で以下にホテル情報を掲載します。

日本での宿泊費は一人ずつの料金であって、部屋単位の料金ではありません。(例えば、ツインルームを一人で宿泊する場合、2人宿泊する場合より安くなります)また、予約の際には、禁煙もしくは喫煙かを指定することをおすすめいたします。(特に、たばこと残り香などに敏感な方に、おすすめいたします。)

ホテル&レストラン 青葉台フォーラム
http://www.hotel-aobadai-forum.com/

国際交流会館

東京工業大学国際交流会館は、国際交流に関する諸事業及び外国人研究者(東京工業大学および他の大学等に属する研究者)の宿泊の用に供し、教育研究の国際交流の促進に資することを目的として設置されたものです。

なお、入居希望者からの直接申し込み、申請はお断りしております。入居をご希望の方は受入教員、WRHIにまずご相談ください。
http://www.iad.titech.ac.jp/accommodations/

両替

日本円への両替は、成田空港もしくは羽田空港での両替をお勧めします。
主に2通りの方法があります:

  1. 受取りを希望する通貨(円/外貨 外貨の場合は通貨を指定)
  2. 銀行窓口での円への交換

空港での日本円への両替をお薦めする理由として、通常日本の銀行のATMでは海外の銀行で発行されたキャッシュカードの使用を受け付けないからです。海外のキャッシュカードの利用が可能なのは、1)郵便局、2)セブンイレブン、3)Citibank です。

【海外の銀行口座】

  1. 郵便局
    郵便局は「JP Bank」の緑看板です。 PLUS、CIRRUS、VISA、VISA Electron, MasterCard, Maestro, American Express, Diners Club, JCB, China Union Pay, Discoverが使用できます。http://www.jp-bank.japanpost.jp/en/ias/en_ias_index.html
  2. セブンイレブン
    セブンイレブンATMはあちこちにあるセブンイレブンのコンビニの中にあります。 PLUS、CIRRUS、VISA、VISA Electron, MasterCard, Maestro, American Express, Diners Club, JCB, China Union Pay, Discoverが24時間使用できます。 http://www.sevenbank.co.jp/intlcard/
  3. Citibank
    CitibankのATMも24時間使用できますが、限られた場所でしか使用できません。
    http://www.citibank.co.jp/en/banking/branch_atm/index.html
    上記全てのATM機には英語でのインストラクションがあります。

日本は現金主義の強い社会です。特に小さなレストランでは、クレジットカードもトラベラーズチェック、その他小切手も使用できません。

観光

日本政府観光局

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